Teimme hotellielämästä helpompaa – Lisäsimme joustavuutta tulo- ja lähtöaikoihin
Vastaan Omenassa järjestelmäkehityksestä. Olen työskennellyt erilaisten ohjelmistojärjestelmien kehitystöissä noin 20 vuotta ja Omenalla olen työskennellyt nyt hieman yli kaksi vuotta. Omenalla päävastuualueenani on meidän varausjärjestelmämme Nelson, jota voisi kutsua myös Omenan toiminnanohjausjärjestelmäksi, sillä suurin osa Omenan toiminnosta linkittyy tavalla tai toisella Nelsoniin. Varausten hallinnan lisäksi järjestelmä huolehtii, että varauksen aikana asiakas pääsee kulkemaan tarvittavista ovista sekä muun muassa luo raportteja eri käyttötarkoituksiin esim. siivottavien huoneiden raportit siivoojille ja ostettujen aamupalojen tiedot aamupalaravintoloille.
Omena-hotellien yli 15-vuotisen tarinan alusta asti huoneen varaus on aina alkanut klo 16 ja päättynyt klo 12. Olemme saaneet asiakkailtamme paljon pyyntöjä, voisiko hotelliin saapua aikaisemmin kuin klo 16 tai lähteä vasta klo 12:n jälkeen. Aiemmin tämä ei ole järjestelmäsyistä onnistunut.
Koska haluamme helpottaa asiakkaidemme hotellimajoitusta, teimme viime syksynä 2018 ensimmäisen suuren muutoksen perustuotteeseemme, jolloin toimme järjestelmään uudet lisäpalveluominaisuudet: aikaisemman tuloajan ja myöhäisemmän lähtöajan. Muutoksen myötä varaukselle pystyy valitsemaan tuloajaksi joko klo 14 tai klo 16. Lisäksi lähtöajaksi pystyy valitsemaan joko klo 12 tai klo 14.
Olemme myös saaneet kysymyksiä, miksei joustavammat ajat ole valittavissa jokaiselle varaukselle. Lähtö- ja tuloajan välisenä aikana huoneet on ehdittävä siivota seuraavia asiakkaita varten. Joustavampien tulo- ja lähtöaikojen suurimpia ratkaistavia kysymyksiä oli, kuinka varmistamme, että huoneet on siivottu tuleville majoittujille, kun siivousaikaa on vähemmän. Yhtenä ratkaisuna tähän oli, että mahdollistamme joustavammat ajat vain osalle huoneista, jotta varmistamme että ehdimme siivota jokaisen huoneen ennen varauksen alkamista. Varaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, jos tietää tarvitsevansa majoitukseen joustavampia aikoja. Joustavammat ajat myydään ensin ehtivälle. Jos on ajoissa liikkeellä, on suurempi mahdollisuus saada varaukseensa joustavammat tulo- ja lähtöajat.
Tänä keväänä 2019 jatkoimme perustuotteemme muokkaamista. Halusimme edelleen tehdä majoitusajoista joustavampia ja toimme uutena ominaisuutena joustavat tuloajat samalle päivälle. Lähetämme asiakkaillemme majoituspäivänä tekstiviestin, jossa on linkki ”Minun varaukseni” -sivulle. Sivulta pääsee kirjautumaan varaukseen ja varaukselle pääsee valitsemaan aikaisemman tuloajan jopa aamu kuudelta. Tuloajan pääsee valitsemaan tunnin tarkkuudella. Myös näissä tuotteissa on rajoitettu saatavuus, koska tämä ominaisuus lisää entisestään haastetta varmistaa huoneen siisteys ennen majoituksen alkamista. Koska huoneeseen pääsee aamulla jopa klo 6, jolloin siivoojat eivät ole vielä töissä, joustavaa tuloaikaa myydään vain huoneille, joissa ei ole ollut majoitusta edellisenä yönä, vaan se on siivottu jo edellisenä päivänä.
Toivon että uusien tulo- ja lähtöaikojen myötä onnistumme tekemään hotellikäynnistänne entistäkin viihtyisämmän.
Hyvää kesää kaikille!
Joonas Castrén
Digitalisaatiopäällikkö
Omena Hotels
